E-Rechnung, Archivierung, Windows – was ist 2025 anzugehen?

Das Jahr 2025 bringt entscheidende Veränderungen für Handwerksbetriebe mit sich: Die Einführung der E-Rechnung, die zunehmende Bedeutung digitaler Archivierung und das Support-Ende für Windows 10 stellen Herausforderungen dar, die strategische Weichenstellungen erfordern. Gleichzeitig bietet sich damit die Chance, bestehende Prozesse zu optimieren und zukunftssicher aufzustellen.

E-Rechnung: die nächsten Schritte

Seit Jahresbeginn besteht für Handwerksbetriebe die Pflicht, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich empfangen zu können. Der Aufwand hierfür ist überschaubar: Es genügt eine funktionierende E-Mail-Adresse und ein Betrachtungsprogramm. Da E-Mail-Adressen längst Standard sind, beschränkt sich der technische Bedarf häufig auf Software wie PDF-Viewer. Besonders das weit verbreitete ZuGFeRD-Format, eine PDF mit XML-Anhang, lässt sich problemlos mit gängigen PDF-Programmen wie Adobe Reader öffnen. Für reine XML-Rechnungen stehen kostenlose Tools zur Verfügung. Solche eRechnung Viewer haben wir für beispielhaft für Mitgliedsbetriebe aufbereitet.

Bis 2028 wird jedoch auch das Versenden von E-Rechnungen im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Parallel ist zu erwarten, dass zunehmend gewerbliche Auftraggeber in der direkten Geschäftsbeziehung den Einsatz von E-Rechnungen fordern werden. Um spätere Hektik zu vermeiden, sollten Betriebe daher das Jahr 2025 nutzen und prüfen, ob ihre Buchhaltungs-/Branchensoftware E-Rechnungen erstellen kann. Andernfalls müssen Erweiterungen, Upgrades oder Alternativen rechtzeitig in Betracht gezogen werden.

Digitale Archivierung auf den Prüfstand stellen

Mit der Einführung der E-Rechnung steigt auch der Bedarf an einer rechtskonformen digitalen Archivierung gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Regeln verlangen die unveränderte Aufbewahrung der Originaldokumente – im Fall der E-Rechnung also der digitalen Datei, nicht eines Ausdrucks.

Für Handwerksbetriebe bedeutet dies:

1. Revisionssichere Systeme einsetzen

Archivierungssysteme (organisatorisch sowie technisch) müssen gewährleisten, dass alle Dokumente vollständig, unverfälscht, geordnet und nachvollziehbar sind sowie Manipulationen und unberechtigten Zugriff verhindern.

2. Verfahrensdokumentation erstellen

Diese beschreibt, wie elektronische Belege empfangen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.

3. Verantwortung der Geschäftsführung

Selbst, wenn Buchhaltungsaufgaben ausgelagert werden, bleibt die Einhaltung der GoBD, Pflicht der Betriebsleitung.

Betriebe sollten daher – ggf. in Absprache mit dem Steuerberater – ihre Archivierungsprozesse prüfen und sicherstellen, dass sie den GoBD entsprechen. Besonders wichtig ist eine klare Verfahrensdokumentation, die alle Schritte beim Umgang mit digitalen Belegen beschreibt. Revisionssichere Archiv-/Dokumentenmanagementsysteme oder zertifizierte Cloud-Lösungen bieten hier eine zuverlässige Grundlage. Eine gut durchdachte Archivierungsstrategie schützt vor Problemen bei Betriebsprüfungen und sichert die langfristige Ordnungsmäßigkeit der Daten.

Umgang mit dem Support-Ende für Windows 10

Im Oktober 2025 endet der Support für Windows 10. Geräte mit diesem Betriebssystem erhalten ab diesem Zeitpunkt keine Sicherheitsupdates mehr, was sie anfällig für Angriffe macht.

Was Betriebe jetzt tun sollten:

1. Hardware-Kompatibilität prüfen

Nicht alle älteren Geräte erfüllen die hohen Hardware-Anforderungen für das Upgrade auf Windows 11.

2. Alternative Betriebssysteme für ältere Hardware prüfen

Vor allem der Umstieg auf Linux kann hier in Betracht gezogen werden. Jedoch ist zu beachten, dass einige altbekannte Programme durch Alternativen bzw. durch Browserversionen ersetzt werden müssen, wie z.B. LibreOffice als Microsoft-Office-Ersatz. Mögliche bekannte Betriebssystemalternativen wären:

• Linux-Distributionen wie Ubuntu: Eine ressourcensparende Option, die viele grundlegende Anwendungen unterstützt.
• ChromeOS Flex: Ein cloudbasiertes Betriebssystem, das vor allem für Büroarbeiten in Zusammenhang mit den Google-Services geeignet ist.

3. Upgrade-Versuche auf nicht unterstützter Hardware

Dies ist theoretisch mithilfe von Anleitungen möglich, die im Internet reichlich zu finden sind. Diese Vorgehensweise birgt jedoch das erhöhte Risiko schwerer Systemfehler sowie von Datenverlusten. Außerdem ist die langfristige Systemstabilität äußerst fraglich.

Betriebe sollten daher in neue Hardware investieren, wenn ein Upgrade nicht möglich ist. Alternativ kann geprüft werden, ob ältere Geräte durch andere Betriebssysteme zumindest eingeschränkt weiterverwendet werden können. So lassen sich Sicherheitsrisiken minimieren und Investitionen strecken.

Fazit: Jetzt die Weichen für die Zukunft stellen

Das Jahr 2025 bietet Betrieben die Möglichkeit, sich schrittweise auf kommende Veränderungen einzustellen: Sei es durch den Einstieg in die E-Rechnung, die Optimierung der digitalen Archivierung oder den Umgang mit veralteten Betriebssystemen. Wer diese Übergangszeit nutzt, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern hat auch die Chance, Effizienz und Sicherheit im Betrieb nachhaltig zu steigern.

Fragen?

Ansprechpartner in der Geschäftsstelle des FSH Bayern ist:

Matthias Klon
Beauftragter für Innovation und Technologie (Digi-BIT)

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